如今很多企業(yè)逐漸意識(shí)到企業(yè)人力資源管理的重要性，開始著手應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)來解決企業(yè)人力資源管理問題。同樣，Excel作為電子表格數(shù)據(jù)記錄的最佳工具也被很多小企業(yè)用于企業(yè)人事管理，也能夠滿足平時(shí)的員工信息記錄、績(jī)效數(shù)據(jù)、工資管理等需求。但是在企業(yè)實(shí)際做人力資源管理的過程中，絕大多數(shù)企業(yè)選擇使用人力資源管理系統(tǒng)而不采用Excel軟件來進(jìn)行人事管理，除了因?yàn)?a href="http://www.xyox.cn">人力資源管理系統(tǒng)在專業(yè)性上遠(yuǎn)超Excel外，在功能和便捷性上也符合企業(yè)HR的需求。

那么為什么EXCEL不能取代專業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)呢？我們分析了Excel電子表格和人力資源管理系統(tǒng)的以下本質(zhì)區(qū)別和一些優(yōu)缺點(diǎn)。

一、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和安全

1.人力資源系統(tǒng)比Excel更適合數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，便于企業(yè)內(nèi)部的長(zhǎng)期數(shù)據(jù)管理，從而根據(jù)后期的歷史數(shù)據(jù)分析企業(yè)內(nèi)部情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的依據(jù)。

2.人力資源系統(tǒng)的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于電子表格。人力資源管理系統(tǒng)具有專業(yè)的數(shù)據(jù)管理和備份機(jī)制，可有效防止Excel易受病毒攻擊，造成Excel文件損壞，或因操作人員誤操作造成數(shù)據(jù)丟失。

3.人力資源系統(tǒng)也可以通過權(quán)限管理來控制數(shù)據(jù)，這樣只有相應(yīng)的人員才能看到相應(yīng)的信息，太多的企業(yè)秘密不會(huì)暴露給太多的人員。但是，人力資源管理系統(tǒng)并不是簡(jiǎn)單的依靠密碼來保護(hù)我們的數(shù)據(jù)安全，而是記錄每個(gè)操作過系統(tǒng)的人的信息，并保存相關(guān)操作，以便發(fā)現(xiàn)異常情況后進(jìn)行恢復(fù)工作。

二、數(shù)據(jù)信息集成便于獲取

就具體應(yīng)用而言，用Excel分析小批量數(shù)據(jù)非常困難。內(nèi)置功能幾乎可以滿足現(xiàn)實(shí)中90%以上的數(shù)據(jù)分析需求。此外，它的數(shù)據(jù)報(bào)告功能是靈活的，它是足夠簡(jiǎn)單的。即使從數(shù)據(jù)的角度來看，也可以很容易地為中學(xué)生總結(jié)出一份小報(bào)告。這是電子表格的最大優(yōu)勢(shì)。

但是，如果在企業(yè)中使用Excel進(jìn)行長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和海量數(shù)據(jù)分析，將會(huì)給企業(yè)帶來災(zāi)難性的后果，因?yàn)镋xcel只能作為桌面數(shù)據(jù)庫(kù)使用，任何查詢都會(huì)導(dǎo)致所有數(shù)據(jù)的重新計(jì)算，這不僅會(huì)使計(jì)算機(jī)疲憊不堪，還會(huì)占用大量的CPU，并對(duì)內(nèi)存造成沉重的負(fù)擔(dān)。

此外，員工的個(gè)人信息涉及到很多方面，包括學(xué)歷、出生日期、工資、考勤數(shù)據(jù)、五險(xiǎn)一金信息、合同簽訂信息等。它可能存儲(chǔ)在多個(gè)文檔中，可能是excel、word，甚至只是出現(xiàn)在員工注冊(cè)的紙質(zhì)表單上。一般來說，定期組織人事信息并不容易，更不用說更新了，因?yàn)樗嗔?。這樣，就不能保證人員信息的準(zhǔn)確性。想象一下，如果領(lǐng)導(dǎo)需要一份人事報(bào)告，該報(bào)告中的數(shù)據(jù)涉及多個(gè)文檔的內(nèi)容，這是一項(xiàng)復(fù)雜且勞動(dòng)密集型的工作。如果企業(yè)使用人力資源管理系統(tǒng)，人事報(bào)告的生成或?qū)С鍪菐追昼姷氖虑?，甚至是一個(gè)關(guān)鍵。因此，人事管理系統(tǒng)是一個(gè)智能化和集成化的信息源。企業(yè)越重視人力資源管理，就越能認(rèn)識(shí)到人事管理系統(tǒng)作為信息來源的優(yōu)勢(shì)，這對(duì)企業(yè)的人力決策有很大的幫助。它能把企業(yè)的發(fā)展帶到一個(gè)新的水平。

三、數(shù)據(jù)處理量和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量

1.我們使用的電子表格可以很好地處理一些數(shù)據(jù)量很小的文件，但是當(dāng)數(shù)據(jù)量達(dá)到10，000時(shí)，電子表格的處理速度和效率會(huì)慢慢感到非常困難，這也是對(duì)計(jì)算機(jī)性能的一大考驗(yàn)。如果我們?cè)贓xcel中應(yīng)用大量的公式和宏，速度和穩(wěn)定性會(huì)大大降低；

2.對(duì)于一些長(zhǎng)期使用電子表格的企業(yè)來說，由于數(shù)據(jù)長(zhǎng)期存放在不同的電子表格文件中，往往需要使用表格關(guān)聯(lián)等功能來獲取所需的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這也是對(duì)計(jì)算機(jī)性能和操作人員技術(shù)水平的測(cè)試；

3.因?yàn)閱蝹€(gè)的Excel不能存儲(chǔ)太多的數(shù)據(jù)，否則很容易導(dǎo)致文件崩潰或者打開速度慢，所以我們只能將這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的文件中。但是，如果我們很久以前突然想查詢，當(dāng)我們想再次搜索這個(gè)文件的時(shí)候，我們不可避免的會(huì)在上面花費(fèi)大量的時(shí)間，并且存在嚴(yán)重的安全隱患，這將會(huì)影響到企業(yè)的工作和收入。

4.使用人力資源管理系統(tǒng)后，可以處理的數(shù)據(jù)量將大大提高。只要有足夠的硬盤空間，人力資源管理系統(tǒng)就可以存儲(chǔ)更多的數(shù)據(jù)；在處理這些大量數(shù)據(jù)時(shí)，不需要等待很長(zhǎng)時(shí)間。像傻瓜一樣的操作界面會(huì)讓你更方便地處理數(shù)據(jù)，并隨意獲取你想要的數(shù)據(jù)信息。人力資源管理系統(tǒng)將給我們的工作帶來質(zhì)的變化。

四、方便訪問查詢的信息庫(kù)

如果不使用人事管理系統(tǒng)，所有人事數(shù)據(jù)的提取將依賴于人力，而人力通常掌握在企業(yè)的某個(gè)員工手中。如果領(lǐng)導(dǎo)想查閱某個(gè)數(shù)據(jù)，他需要先找到一個(gè)負(fù)責(zé)該數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的員工。然后，主管員工將在電腦中搜索各種數(shù)據(jù)，最后將其匯總成一份報(bào)告，然后發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。在這個(gè)耗時(shí)的過程中，最重要的不是數(shù)據(jù)不及時(shí)。最致命的是，人工獲取的數(shù)據(jù)在與考勤數(shù)據(jù)、工資數(shù)據(jù)等人為因素混合后可能會(huì)被修改。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來說，這可能是為某個(gè)員工花更多錢的問題。然而，如果越來越多的員工知道這種黑箱操作，員工會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生什么樣的負(fù)面想法？有沒有人愿意在一個(gè)不能保證公平的企業(yè)里呆很長(zhǎng)時(shí)間？人事管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)是第一手的，未經(jīng)修改。修改后，管理員可以通過操作日志找到它。因此，人事管理系統(tǒng)可以保證人事數(shù)據(jù)的全面、準(zhǔn)確和未經(jīng)過濾，是企業(yè)主和員工可以完全信任的數(shù)據(jù)。

五、人力資源管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大，提供更加個(gè)性化的操作

1.通過以上的了解，Excel確實(shí)有很好的表現(xiàn)，可以幫助我們提高工作效率。然而，當(dāng)企業(yè)面臨大量的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理、歷史數(shù)據(jù)查詢、歷史數(shù)據(jù)比較等問題時(shí)，Excel的功能將受到嚴(yán)重的限制，這既不能很好地滿足我們的需求，也不能保證我們的數(shù)據(jù)安全，這將是企業(yè)長(zhǎng)期管理的一大隱患。

2.我們的人力資源管理系統(tǒng)不僅很好地解決了Excel的問題，而且通過長(zhǎng)期被許多客戶應(yīng)用，不斷完善我們的人力資源管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在可以與Excel完美結(jié)合，充分利用Excel的優(yōu)勢(shì)，將二者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，提高我們的工作效率，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性；

3.在人力資源管理系統(tǒng)中，我們還提供歷史數(shù)據(jù)的分析功能，比較企業(yè)過去留下的歷史數(shù)據(jù)，了解企業(yè)的運(yùn)作情況，實(shí)時(shí)控制企業(yè)的內(nèi)部情況，為企業(yè)管理層的決策層提供良好的依據(jù)。

4.根據(jù)我們實(shí)施的這些企業(yè)案例，人力資源管理系統(tǒng)是為人力資源涉及的各個(gè)方面開發(fā)的軟件，而Excel是一個(gè)通用的小型軟件。然而，在人力資源管理方面，我們需要更多的個(gè)性化設(shè)置，所以人力資源管理系統(tǒng)將是我們?cè)谌肆Y源管理方面的最佳選擇。

六、有利于企業(yè)擇優(yōu)選拔人才

當(dāng)只有excel管理人力資源信息時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)者想根據(jù)員工的技能或優(yōu)勢(shì)來選擇人才，那么領(lǐng)導(dǎo)者必須將員工的人事檔案翻一番，并且只能憑記憶記住某個(gè)人有什么優(yōu)勢(shì)來滿足他們的選擇需求，這是不夠客觀和全面的。人事管理系統(tǒng)可以對(duì)員工的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和搜索。例如，如果領(lǐng)導(dǎo)想在企業(yè)中找到一個(gè)英語(yǔ)口語(yǔ)優(yōu)秀的人才，他可以通過在人事管理系統(tǒng)的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索條件來快速定位所需的人才。如果有更多的匹配人員，他可以繼續(xù)根據(jù)設(shè)置的條件進(jìn)行篩選，直到選出最合適的人才。

使用專業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)不僅可以提高員工的工作效率，而且企業(yè)決策者必須看到的是，實(shí)施人事管理軟件后，整合、準(zhǔn)確、全面的信息不僅可以使企業(yè)主對(duì)企業(yè)的人力資源有一個(gè)準(zhǔn)確、全面的了解，而且可以成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人力決策的最有價(jià)值的參考，這是excel無法為企業(yè)做到的！