職位說明書(也稱職務(wù)說明書，崗位說明書)是通過職位描述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)歸納總結(jié)上升為理論形式，使之成為指導(dǎo)性的管理文件。

崗位說明書(簡(jiǎn)稱JD)不僅對(duì)招聘工作有指導(dǎo)意義，對(duì)薪酬、績(jī)效、人員任用及配置等方面都有指導(dǎo)意義，崗位說明書的編制是人力資源工作的核心和基礎(chǔ)。

公司每次管理升級(jí)時(shí)總會(huì)聘請(qǐng)外部專家來進(jìn)行指導(dǎo)，而崗位說明書的編制則是每位專家都會(huì)組織開展的工作，其重要性可見一斑，也正因此，我對(duì)崗位說明書的編制有一些初步的認(rèn)識(shí)。下面，一同與大家分享：

一、崗位說明書編制責(zé)任者

一般情況，崗位說明書的編制要求HR或?qū)＜遗c對(duì)應(yīng)崗位上級(jí)人員來共同完成，并經(jīng)上級(jí)的上級(jí)批準(zhǔn)生效。

二、崗位說明書包含內(nèi)容

崗位說明書重點(diǎn)有兩大方面的內(nèi)容，即崗位描述和任職資格，詳細(xì)內(nèi)容則可分為：崗位基本信息、崗位設(shè)置目的、崗位關(guān)系圖、崗位職責(zé)、工作銜接關(guān)系、崗位權(quán)限、工作要求、任職資格、工作環(huán)境及所使用設(shè)備等。

要全面回答這些內(nèi)容，可歸結(jié)為對(duì)8個(gè)因素(6W1H1Q)的認(rèn)識(shí)與理解：6W即責(zé)任人(WHO)、做什么(WHAT)、為誰做(WHOM)、何時(shí)(WHEN)、何地(WHERE)、為何做(WHY)，1H即如何做(HOW)，1Q即具備何種資格(QUALIFICATIONS)。

這8個(gè)因素的答案的獲得，需要通過工作分析來達(dá)成，所以說崗位說明書的編制，重點(diǎn)工作是做好工作分析。

三、崗位說明書的編制

1、準(zhǔn)備階段

重點(diǎn)要做好崗位說明書編制的前期宣傳、培訓(xùn)工作，使得員工明白崗位說明書的重要性，進(jìn)而促進(jìn)員工參與該項(xiàng)工作，做好配合;與此同時(shí)，要對(duì)各部門管理人員尤其是負(fù)責(zé)人進(jìn)行相關(guān)知識(shí)和方法的培訓(xùn)，以促進(jìn)后續(xù)工作取得實(shí)效;在此階段還要討論形成統(tǒng)一的崗位說明書編制工具庫(kù)，主要是對(duì)相關(guān)行為等的標(biāo)準(zhǔn)描述以及其它規(guī)范性內(nèi)容。

2、信息收集階段

崗位說明書的編制關(guān)鍵是進(jìn)行工作分析，這也是信息收集階段的主要工作。工作分析常用的方法有3種：觀察法、問卷調(diào)查法、訪談法。

我們采取的是訪談法，首先安排各部門針對(duì)各崗位實(shí)際情況填寫好下表，然后再針對(duì)職位描述和任職資格與各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪談，就崗位說明書所需信息達(dá)成一致。

3、整理匯編階段

信息收集以后，由HR針對(duì)崗位說明書編制工具中的相關(guān)專業(yè)術(shù)語，對(duì)崗位說明書的規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，并結(jié)合實(shí)際工作情況形成崗位說明書。

四、注意事項(xiàng)

1、要做好崗位說明書編制的引導(dǎo)工作。做好宣傳，促使全員尤其是管理層認(rèn)識(shí)該項(xiàng)工作的重要性，以便編制工作的順利開展，也為促進(jìn)崗位說明書在實(shí)際工作中的應(yīng)用能夠落實(shí)，而非擺設(shè)。

2、針對(duì)崗位進(jìn)行編制。崗位說明書的編制應(yīng)該是針對(duì)崗位進(jìn)行分析的，過程中可以參考該崗位表現(xiàn)突出的員工所應(yīng)具備的素質(zhì)，但總體而言是對(duì)崗不對(duì)人的。

3、要充分減少灰色地帶。崗位說明書的編制要充分溝通，確保組織的各項(xiàng)工作都落實(shí)到每個(gè)崗位上，盡量減少一些職責(zé)不明的灰色地帶。

4、崗位說明書表述要規(guī)范。崗位說明書體現(xiàn)的是規(guī)范，其表述要統(tǒng)一，如設(shè)為哪幾種權(quán)限、哪幾種勞動(dòng)強(qiáng)度等，都要統(tǒng)一。

5、崗位說明書要定期更新。企業(yè)是不斷發(fā)展的，內(nèi)外部情況也在不斷變化，崗位說明書要結(jié)合組織實(shí)際架構(gòu)、工作分工調(diào)整等因素適時(shí)進(jìn)行更新。

崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、規(guī)定員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注重文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與公司的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異。