眾所周知，任何一家企業(yè)從小到大，經(jīng)歷過無數(shù)與人才的分分合合，而任何一個(gè)強(qiáng)大的企業(yè)，勢(shì)必在內(nèi)部有一個(gè)強(qiáng)大的人才庫在支撐，特別是作為中小企業(yè)，基于戰(zhàn)略和文化的企業(yè)管理要求我們的老板們能夠有這樣的思維和能力，真正認(rèn)識(shí)到，在任何一個(gè)企業(yè)賴以生存發(fā)展的自然資源、資本資源、人力資源、技術(shù)資源、信息資源和管理資源六大資源中，人才應(yīng)該是企業(yè)的第一資源。

無論做什么事情，都應(yīng)未雨綢繆，方可有備無患，反之，則會(huì)束手無策?，F(xiàn)在無論是外企，還是國(guó)企、民企，都意識(shí)到人才庫的重要性，也都或多或少的在做這方面的努力。如企業(yè)擁有高效完備的人才庫，當(dāng)崗位出現(xiàn)空缺時(shí)，就能夠迅速從人才庫中找到合適的人才，提高招聘效率。但真正做的好的卻并不多。那么企業(yè)如何系統(tǒng)有效的建立人才庫，用好人才庫呢?

一、 企業(yè)應(yīng)如何建立人才庫

<1>確定人才儲(chǔ)備類型

在確定人才儲(chǔ)備類型前，要對(duì)企業(yè)需要的人才進(jìn)行預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)可從兩方面著手：

1、根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，預(yù)測(cè)人員需求狀況：

2、分析企業(yè)以往的離職規(guī)律(包括離職時(shí)間規(guī)律、離職原因類型規(guī)律等)，對(duì)企業(yè)未來人員流動(dòng)做出預(yù)測(cè)。

3、做好人才預(yù)測(cè)后，便可以確定目標(biāo)崗位。一般來說，企業(yè)目標(biāo)崗位包括：

①企業(yè)關(guān)鍵崗位：如企業(yè)高管、研發(fā)、設(shè)計(jì)人員等，企業(yè)關(guān)鍵人員處在必不可少的位置，要相對(duì)保持穩(wěn)定。

②人員流動(dòng)量大的崗位：如電話營(yíng)銷、車間員工等，這些崗位本身容易造成職業(yè)疲勞，因此流動(dòng)量大。

③不可替代性大的崗位：如品牌管理、機(jī)器維修人員等，這些崗位對(duì)知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)要求比較高，人員一旦流失，難以很快找到合適的人員替代。

4、識(shí)別目標(biāo)崗位，HR應(yīng)充分與企業(yè)管理層溝通，認(rèn)真分析《崗位工作標(biāo)準(zhǔn)》，確定人才儲(chǔ)備類型。一般來說，企業(yè)人才儲(chǔ)備類型包括：

①接班人：根據(jù)公司戰(zhàn)略，不斷培養(yǎng)后備管理干部和技術(shù)骨干，建立人才梯隊(duì)。

②可替代人員：對(duì)于人員流動(dòng)較頻繁的崗位，可在業(yè)務(wù)相近的敢為選擇部分員工進(jìn)行培養(yǎng)，以避免人員離職造成崗位真空。

③儲(chǔ)備人員：為實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)迅速擴(kuò)張、員工突然離職不能及時(shí)補(bǔ)充，具備一定規(guī)模的企業(yè)可以在人員定編外，在某些崗位安排少量富余員工，輔助正式編制人員業(yè)務(wù)。

<2>確定入庫類型

一般來說，入庫類型包括：

1、面試優(yōu)秀但因某些原因未錄用的人員;

2、錄用未報(bào)到的人員;

3、預(yù)約但因某些原因未面試的或未參加面試的(匹配度較高的);

4、離職的優(yōu)秀員工;

5、同行業(yè)儲(chǔ)備。

<3>錄入信息，建立人才庫

入庫人員信息包括：

人員編號(hào)、姓名、出生年月、性別、畢業(yè)學(xué)校，家庭住址，學(xué)歷、專業(yè)、開始工作時(shí)間、面試時(shí)間、面試官、未達(dá)成意向原因、聯(lián)系電話、微信、QQ等；目前工作崗位、地點(diǎn)、最新跟蹤日期、目前求職意向、簡(jiǎn)歷鏈接等。

一般來說，建立一個(gè)Excel表格管理即可，有的企業(yè)則采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理。

<4>定期更新維護(hù)人才庫

人才庫的定期維護(hù)要做好以下工作：

1、給入庫人才發(fā)送入庫通知郵件；

2、給重要人才在重大節(jié)日發(fā)送節(jié)日祝福郵件；

3、定期跟蹤了解工作近況、近期求職意向、最新聯(lián)系方式等；

4、對(duì)于資料不準(zhǔn)確、無法聯(lián)系等人員可淘汰，也可將入庫人員推薦給別的企業(yè)進(jìn)行人才交換。

二、人才庫的運(yùn)用

在人才庫的問題上，最首要的一點(diǎn)是使用系統(tǒng)來維持這些數(shù)據(jù)。無論是用CRM管理也好，還是用各種HR的體系去管理也好，第一點(diǎn)就是要用系統(tǒng)來管理。在公司，我們用自己的招聘系統(tǒng)來管理數(shù)據(jù)。在這個(gè)過程中我聽到了很多員工的反饋，他們說建立人才庫系統(tǒng)只要能滿足一些基本功能的需求就行，比如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索(按職位、工作年限等)。我也曾向我的團(tuán)隊(duì)說過，過去你可能只是招聘十幾個(gè)、二十幾個(gè)職位，在一段時(shí)間內(nèi)你能夠憑記憶力去記住這些你面試過的候選人，但現(xiàn)在我們的招聘工作會(huì)分布在五大區(qū)域中，一年大概要招四、五百個(gè)人，這樣的招聘量是無法單憑人的記憶去管理的。所以說建立人才庫必須要有一個(gè)數(shù)據(jù)庫去管理這樣一個(gè)系統(tǒng)才能保證它的有效性。

1、收集和整理離職員工的人才信息存入人才庫

剛才談到過，你籌劃的所有資源是一方面，你面試的候選人是一方面，包括離職的員工也是一方面。當(dāng)我們有職位空缺出現(xiàn)，甚至需要與一些已經(jīng)離職的員工聯(lián)系，詢問他們是否有再回到公司的意愿。我們注意到，公司的離職再雇傭的案例大概占到了10%，當(dāng)然每個(gè)企業(yè)的文化不一樣，有的企業(yè)堅(jiān)決不用再雇傭的這種資源，但在公司我們是歡迎離職員工再回來的。所以如果有了這樣的數(shù)據(jù)庫，HR就能在第一時(shí)間做出向業(yè)務(wù)主管給出候選人方面的反饋，并將職位空缺的填補(bǔ)時(shí)間縮短到合理的范圍;反之，如果沒有數(shù)據(jù)庫，守株待兔將會(huì)拉長(zhǎng)招聘的時(shí)間。

2、保存面試過的候選人信息及面試記錄

但凡面試過的候選人都一定要有面試記錄，并且要保存所有的面試記錄。我們要把這些記錄放到企業(yè)自己的人才庫中去，如此一來，整個(gè)公司就能擁有共享的資料庫。我在這個(gè)區(qū)域面試過的人，可以分享給其他區(qū)域的HR，某些人可能不適合我這里的職位，卻適合其他地方的職位。面試記錄的保存將在日后的工作中大大節(jié)省時(shí)間成本和人力成本，提高工作效率。

3、建立人才庫后要積極進(jìn)行管理和使用

如果建立了人才庫卻沒有人使用，那就等于是無用功，因此我們要建立一套相應(yīng)的規(guī)程。比如說在review時(shí)你首先要到人才庫里去找有沒有合適的候選人，把這樣的流程納入到日常的管理工作中，人才庫才能真正實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，并獲得大家的認(rèn)可。

4、積極調(diào)動(dòng)內(nèi)部人才資源

不要遺忘內(nèi)部候選人，充分調(diào)動(dòng)內(nèi)部資源。這一點(diǎn)是我之前反復(fù)強(qiáng)調(diào)的，內(nèi)部候選人是非常重要的來源，與內(nèi)部候選人的良好互動(dòng)能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的流轉(zhuǎn)，對(duì)于人力資源戰(zhàn)略大有裨益。如何去調(diào)動(dòng)這方面的資源，是很重要的課題。

5、利用任何可能的方式擴(kuò)展人才庫資源

我一直很欣賞一種做法，當(dāng)你在面試后，如果這位面試者并不合適，你主動(dòng)向他征求是否有其他不錯(cuò)的人選推薦。這種辦法很容易實(shí)現(xiàn)，如果我們把它變?yōu)橐环N日常必須的工作，那也會(huì)在很大程度上增進(jìn)人才庫的來源。

6、發(fā)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部和外部人員來推薦人才資源

我之前提到過，HR的招聘工作不是一個(gè)人的戰(zhàn)斗。我們需要更多地讓全體員工參與其中，甚至是一些外部機(jī)構(gòu)的人員也參與進(jìn)來。在某理工大學(xué)的合作項(xiàng)目中，我就深刻地體會(huì)到，大學(xué)校園中的教授資源是非常值得關(guān)注的。因?yàn)檫@些理工大學(xué)的校長(zhǎng)、專業(yè)導(dǎo)師包括那些專業(yè)的老師，他們不止在做教學(xué)，還有不少的校企合作。公司最近也在和XX理工大學(xué)合作，XX理工大學(xué)和三大汽輪機(jī)的主機(jī)廠都有合作，他們就能掌握不少相關(guān)的人才資源，如果把這些資源都有效利用起來，就能成為不錯(cuò)的候選人來源。

這些都是建立人才庫的主要渠道，完成前期工作的籌劃后再建體系。用CRM或者其他的體系，哪怕只是公司內(nèi)部最簡(jiǎn)單的excel數(shù)據(jù)庫，無論它剛開始有多么簡(jiǎn)陋，只要把它建起來、用起來，最終能實(shí)現(xiàn)人才庫構(gòu)建的目的，對(duì)企業(yè)招聘起到幫助，那就是可行的。

當(dāng)然，很多人也會(huì)問：建立人才數(shù)據(jù)庫這樣一項(xiàng)龐大的工程，要如何去著手?我覺得首先要找到招聘需求最大的幾個(gè)部門或方向，有了“主攻點(diǎn)”就能把主要的精力投放在上面。因?yàn)橐粋€(gè)人不可能在每一個(gè)細(xì)節(jié)上都有百分之百的精力投入，如果將80%的精力都放在解決決定性的問題上，那無疑就是邁向成功的第一步。

總之，建立并有效維護(hù)企業(yè)人才庫，既能為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提前做好人才儲(chǔ)備，也能緩解企業(yè)員工高流動(dòng)帶來的被動(dòng)局面，使企業(yè)的主要業(yè)務(wù)得以順暢的延續(xù)。一個(gè)企業(yè)的招聘工作能否做到位，關(guān)鍵在于企業(yè)人才庫建設(shè)，企業(yè)人才庫是企業(yè)的“人力資源池”，值得企業(yè)及HR重視。推薦使用人力資源管理系統(tǒng)。